有效管理在基建工程档案的应用

【摘要】：加强基建档案采取有效措施，提高对基建档案重要性的认识，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

【关键词】：基建工程 档案管理 有效管理

一、基建档案的作用

基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体工程档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。所以，需加强基建工程档案管理工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量。

二、基建档案管理存在的问题

面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建工程档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案管理，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和工程档案管理工作的持续发展。领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够，基建档案工作的学习宣传力度不强，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，工程档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基建工程档案管理新要求方面存在一定的问题。传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建工程档案管理.cn工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

基建档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要，基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

三：基建档案管理的对策

基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。？组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解基建工程档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建工程档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

【结语】：伴随着社会主义市场经济建设的进一步发展，基建工程项目建设也得到了很大发展， 基建工程档案管理也随之发展起来了。如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量 的一项非常重要的工作。加强基建档案管理需要采取有效措施，提高对基建档案重要性的认识，做好基建档案管理工作，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升企业管理水平和基建工程建设水平。

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